Il protocollo informatico nelle Pubbliche Amministrazioni

L'archiviazione digitale diventa una realtà.

La gestione del flusso documentale rappresenta una grossa opportunità per il cittadino ma specie per la Pubblica Amministrazione, perché in questo modo la trasparenza e l'accessibilità diventano fattive.

Il legislatore definisce protocollo informatico come "l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti", ovvero, tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali.

Ogni sistema di protocollo informatico, che si intende adottare o realizzare, deve ottemperare a specifiche indicazioni, riportate nel Testo Unico (DPR 445/2000).

Nell'ottobre 1998, il Capo dello Stato ha emanato un regolamento con le norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche, specificando che entro cinque anni, a partire dal primo gennaio 1999, le Pubbliche Amministrazioni avrebbero dovuto provvedere a realizzare o revisionare dei sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità al regolamento pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 14 dicembre 1998 ed alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996 numero 675, nonché dell'articolo 15 comma 2 della legge 15 marzo 1997 numero 59, e dei relativi regolamenti di attuazione.

In generale per un piano di automazione del protocollo prevede l'assolvimento di compiti quali l'attribuzione di un numero progressivo a ciascuna pratica, legato ad una data ben precisa e corredato di tutti gli elementi essenziali per la sua gestione quali l'oggetto ed i dati anagrafici dei mittenti e destinatari; passando per l'assegnazione del documento all'unità organizzativa interna che avrà il compito di gestirne l'iter richiesto per giungere possibilmente all'archiviazione in formato del tutto digitale dei documenti, riducendo al minimo indispensabile la parte cartacea.

Come si evince si tratta di funzionalità abbastanza semplici, che possono essere implementate progressivamente attraverso un'applicazione modulare, possibilmente che supporti formati aperti ed interoperabili, come XML e realizzata in un ambiente web in una rete privata virtuale. Ciò nonostante, questo cambiamento comporta un notevole impatto organizzativo e di evoluzione nella metodologia di lavoro. L'obiettivo finale quindi non è tanto l'archiviazione o l'uso di strumenti informatici sostitutivi di quelli tradizionali, bensì principalmente modificare le organizzazioni di lavoro per renderle più efficienti; ottemperando al DPR 445 del 2000 (in materia di documentazione amministrativa) e da quanto previsto dalla direttiva 2002 del Ministero per l'Innovazione e delle Tecnologie.

Per alcune amministrazioni costituirà soltanto una piccola modifica rispetto alla realtà operativa attuale, probabilmente perché già utilizzano applicazioni informatiche per la protocollazione e la gestione documentale in generale, sebbene siano da rivedere in merito all'aderenza alle specifiche richieste dalla normativa, per altre amministrazioni, invece, si tratterà di recuperare in un arco di tempo estremamente piccolo, il terreno perduto, giungendo ad allinearsi con gli standard nazionali ed europei, senza inciampare, e questo dovrebbe essere un vantaggio competitivo non indifferente, in esperienze fuorvianti.

In merito al protocollo informatizzato, inserendolo in un contesto più ampio di trasparenza amministrativa e di offerta di servizi di qualità superiore nei confronti del cittadino, è quindi possibile tracciare, tra l'altro, l'iter di una pratica. Termine non appropriato ma efficace. Non basta dire che l'ufficio è aperto al pubblico in tali giorni e in tali orari, ma bisogna avvicinare l'informazione alla sede del cittadino, al quale, come portatore di diritti soggettivi, verrà data la possibilità di accedere al sistema informativo per conoscere lo stato della sua pratica, naturalmente attraverso le opportune protezioni e previo accertamento del suo interesse specifico a un determinato procedimento. Ovviamente, un sistema ben realizzato, impedirà l'accesso ai documenti che riguardano un altro cittadino o che non trovino interesse riconosciuto a livello del singolo, secondo quanto previsto dalla normativa sulla privacy.

Le interfacce tipicamente a disposizione potranno essere i totem informativi negli uffici della Pubblica Amministrazione oppure l'accesso da Internet. Si tratta di una grossa opportunità per il cittadino ma specie per la Pubblica Amministrazione, perché in questo modo la trasparenza e l'accessibilità diventano fattive. Il protocollo informatico aggiunge delle potenzialità non presenti nella protocollazione tradizionale: ad esempio dà la certezza che un documento è entrato nel sistema amministrativo della struttura, quindi fornisce una certezza di tipo giuridico. Con il protocollo informatico ci sono molte altre funzionalità connesse alla ricerca, all'identificazione dell'ufficio di assegnazione e all'ufficio che lavora il documento. C'è inoltre la possibilità di accludere il fascicolo, virtuale, naturalmente e sono comprese tutte le funzioni di scambio delle informazioni e di ricerca che il protocollo cartaceo non consente.

Dal protocollo cartaceo si può sapere quando un documento è arrivato, chi l'ha spedito e viceversa quando è stato inviato e a chi. Con il protocollo informatico sono invece previste anche le funzioni di classificazione, non solo in funzione all'oggetto, ed è inoltre possibile ottenere la reportistica, per esempio sul tempo che intercorre tra la registrazione e la classificazione, sui segmenti procedurali in ritardo, può essere individuata una sofferenza temporale e conoscere quanti sono gli atti elaborati dai singoli elementi dell'unità organizzativa, consentendo quindi di rimodulare i carichi di lavoro.

La protocollazione non è una funzione a sé stante e non è la segnatura sul foglio con il numero progressivo, ma è l'inizio di un procedimento amministrativo: si protocollano tutti i documenti che hanno un contenuto di procedimento e pertanto deve trattarsi di una funzione diffusa. Non ha senso l'esistenza di uffici di protocollo; si protocolla all'interno dell'unità organizzativa, magari affidando a una persona l'incarico di protocollare - questo non è escluso - eliminando comunque i tempi di attesa che si avevano con il passaggio del documento bollato dall'ufficio di protocollo a quello di competenza.

A livello attuativo, infine, si presentano alcuni fattori di criticità, principalmente riassumibili in uno di carattere organizzativo, dove l'unica leva è quella della sensibilizzazione del personale, perché questi progetti funzionano esclusivamente se c'è accettazione e condivisione degli obiettivi, mentre l'altro è inerente alle infrastrutture informatiche. Per ciò che riguarda le infrastrutture è essenziale un discorso di connettività alla rete, considerando che un'installazione web non richiede molte risorse.

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